SCP Delran

La société d'avocats Delran (effectifs totaux : 10 personnes) est la plus ancienne S.C.P. de Nîmes (créée le 1er Janvier 1975). Comprenant 4 associés, spécialistes en immobilier, en droit de la famille et en droit des affaires, elle intègre aussi un cabinet secondaire à Montpellier ainsi qu'un partenaire à Marseille. Le cabinet ouvre environ 800 dossiers annuellement et était conscient de la nécessité de prendre le train de la numérisation. Dans un premier temps, il a observé la situation de confrères positionnés sur des secteurs d'activité différents. Recherche d'efficacité et réduction des risques d'erreurs par la rationalisation des manipulations documentaires constituaient deux enjeux forts en amont du projet.
www.scpdelran.fr

Cahier des charges

Avant la mise en œuvre d'une solution de numérisation, le cabinet recevait de gros documents souvent envoyés par voie postale. Il gérait ainsi des éléments provenant de clients (plans de maisons, marché de travaux, assurances...), des rapports du tribunal ou des conclusions adverses qui n'étaient pas toujours numérisées.

Un cahier des charges très pointu a été édicté, en collaboration avec CBC. Des précisions techniques ont été apportées pour gagner en efficacité sur le nombre de documents à traiter en un minimum de temps. Pour ce faire, il a fallu observer tout le cheminement de l'information, depuis le papier jusqu'au document sortant, en passant par l'étape de scannage, de tri etc. Une procédure spécifique a été rédigée à cet égard.

Déploiement

La résistance initiale au changement n'était pas liée à la dimension électronique du projet, mais plutôt à la perte éventuelle d'informations. Pendant trois semaines, le cabinet a vécu une double gestion : tout ce qui était scanné était reversé dans un dossier papier. Mais la pédagogie s'est faite par l'exemple et l’équipe s'est ensuite vite adaptée à l'outil informatique. En l'espace de 4 mois, le projet a été déployé au sein du cabinet : depuis la rédaction du cahier des charges, le développement de l'application, l'interconnexion avec le logiciel métier, la mise en œuvre d'un serveur et l'intégration aux postes de travail.

Temoignage

La numérisation nous a permis d'aller plus vite et de redispatcher des tâches en interne car nous avons tout à portée de clic. Cette démarche nous a évité plus de 95% d'erreurs. Nous pouvons travailler en mobilité ce qui nous apporte un confort considérable. Je n'imaginais pas au départ les possibilités que cela nous a apporté.

Maître Camille Delran Avocat associé

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